Caratteristiche

Il software presenze WinWebSystem è installato e configurato in 2 modalità diverse:

• in SaaS (cloud) sulla server farm Welcomeitalia (servizio). Il software, infatti, non è installato presso la sede del cliente ma nella Ns. Server Farm ed è utilizzabile da remoto con un semplice collegamento Internet.  
• a licenza: prevede, in questo caso, l'installazione di WinWebSystem direttamente sul server del cliente (oppure anche su un semplice pc client) .

• Modulo LUL (interfaccia paghe)
• Workflow (richiesta e assegnazione giustificativi assenze/presenze)
• Timbratura da terminale virtuale (da Pc fisso con controllo mac-address)
• Timbratura da smartphone con rilevamento coordinate Google Maps.
• Modulo note spese (caricamento note spese con approvazione manager).
• Modulo gestione "Attività".
• Modulo gestione Corsi aziendali.

Pacchetto Base WinWebSystem:

• WinWebSystem può gestire fino a 20 ragioni sociali anche con accesso gerarchico tra gli utenti (multi-azienda).
• L'applicativo presenze WinWebSystem riceve automaticamente le timbrature dai terminali di rilevazione presenze (ad es. OC500 e Facepass-Pro ) collegati via rete LAN ( TCP/IP ) oppure con modem GPRS o router. I rilevatori di presenze inviano i dati in tempo reale ad un indirizzo IP pubblico, che, nel primo caso, può essere quello del Ns. Server, del server del cliente (licenza). Se la connessione non sia disponibile, i rilevatori passano alla modalità di funzionamento Off-line, memorizzando le timbrature. Quando la connettività è di nuivo on-line spediscono tutte le transazioni registrate al server.

• Vantaggi della soluzione WinWebSystem:

1. la puoi gestire da un qualsiasi Pc della rete aziendale, della sede locale o da una sede remota (è sufficiente un browser HTML), oppure ad internet (ADSL, soluzione Server Farm),
2. L'applicativo è sempre disponibile (anche da casa). 
3. Il controllo delle password di accesso al sistema è stato creato con attenzione alla sicurezza, seguendo la normativa sulla privacy. 

• Per ogni utente è possibile profilare:

1. assegnare diritti di supervisor (uno o più amministratori di sistema);
2. assegnare il reparto da gestire (caporeparto/capostruttura/caponegozio); 
3. l'unità operativa che potrà gestire (capo unità operativa)
4. account utente (user).

• L'anagrafica dipendenti di WinWebSystem può essere gestita sia dall'ufficio personale che dal responsabile dell'unità remota. E' possibile, infatti, attribuire al responsabile della sede remota la facoltà di inserimento/ modifica/ cancellazione dei soli dipendenti appartenenti al suo gruppo.
• Gestione orario: gli orari possono differenziarsi per: il numero di timbrature previste (nessuna ad es. i dirigenti, una sola timbratura ad es. quadri, oppure due, quattro o più timbrature per giorno), per tipo di flessibilità (giornaliera, settimanale, mensile), per tipo di turnazione (es. turni su 24 ore: mattino, pomeriggio, notte); per il calcolo delle ore lavorate diversificate per tipologia ad es. ore teoriche, ore ordinarie, giorni lavorati, ore di straordinario, ore di maggiorazione, indennità turno ecc.
• La gestione automatica dei turni può essere gestita con profili ad esempio settimanali o periodici in genere. Al dipendente che effettua dei turni di lavoro è possibile assegnare più turni di lavoro nello stesso giorno, sarà WinWebSystem ad individuare automaticamente il turno corretto in base alle effettive timbrature.
• La gestione dei totalizzatori annuale può gestire i saldi, i riporti all'anno successivo, i progressivi (di ferie godute, ferie maturate, permessi goduti, maturati, residui ecc.). Con la gestione totalizzatori avendo nell'archivio i saldi delle assenze è possibile fare delle valutazioni senza l'elaborazione dei cedolini paghe.
• Causali di assenza/presenza: l'utente può, da terminale (OC500), inserire le causali di assenza / presenza giornaliere.
• La gestione delle anomalie: consente alll'operatore di controllare i soli dipendenti con anomalie. Le timbrature originali vengono evidenziate in maniera diversa rispetto a quelle inserite dall'operatore.
• Pianificazione presenza del personale nei vari punti vendita / reparti / centri di costo: WinWebSystem permette al responsabile di reparto di gestire la pianificazione dei turni di lavoro del centro di costo stesso. La pianificazione può essere gestita per orari/turni predefiniti scegliendo fra un elenco di orari quello più appropriato per il dipendente. E' possibile associare al turno pianificato un codice attività o di centro di costo su cui le ore lavorate devono essere caricate. Con la pianificazione dei turni è possibile controllare la rispondenza con le timbrature effettuate dal dipendente nella rilevazione presenze. Il capostruttura può sempre verificare lo sbilanciamento tra le ore lavorate effettive e le ore previste o pianificate sia nel giorno che nel periodo. 
• Calendario automatico: WinWebSystem permette di gestire, per tutti quei dipendenti che non hanno l'obbligo di marcatura, un "calendario" automatico che crea le ore previste (ordinarie) giornaliere; l'operatore, il dipendente stesso, comunica (attraverso il modulo workflow) le eventuali eccezioni che completano le presenze/assenze mensili.
• Con WinWebSystem puoi imputare le ore lavorate del singolo dipendente al rispettivo cantiere / reparto / cento di  costo / attività in cui ha realmente lavorato (controllo di gestione). L'attribuzione viene effettuata al momento del calcolo delle ore di presenza. Il software di rilevazione presenze consente di definire più livelli intermedi di aggregazione (ad es. centro di costo, filiale, reparto). Durante il conteggio il software verifica la congruità tra le ore calcolate in presenza e i codici attività imputati, calcolando sia orari arrotondati sulle presenze che sulle ore giustificate di assenza. E' possibile calcolare le ore lavorate per "cantiere": infatti ogni rilevatore possiede un codice identificativo a cui è possibile associare le ore lavorate giornaliere del dipendente. 
• Gestione mensa: il software presenze WinWebSystem consente la prenotazione/consumazione del pasto aziendale sia tramite digitazione del codice da tastiera ( es. su OC500/OC180), sia come attribuzione automatica del pasto consumato (un numero minimo di ore presenza, dato parametrizzabile). WinWebSystem stampa una serie di report con il riepilogativo del giorno e mensile dei pasti, dettagliati per dipendente, totale pasti e importo €. Controllo a fine mese con il gestore della mensa e con gli stessi dipendenti.
• Gestione Corsi Aziendali: il modulo per la gestione dei corsi aziendali ti permette di caricare prima l'anagrafica dei corsi con le varie tipologie, definenedo tra l'altro la data in cui si tiene il corso e la data di validità del corso stesso. Poi è possbile associare ad ogni corso i dipendenti che hanno obbligo di frequenza. Ad ogni accesso al softwre WinWebSystem ti vengono elencati i corsi in scadenza e i dipendenti che lo devono frequentare.
• Tutte le stampe possono essere esportate in:  pdf, word, excel.

Moduli opzionali WinWebSystem:

• Modulo LUL: WinWebSystem è predisposto per estrapolare il file da inviare al software delle paghe (se interno), oppure al consulente del lavoro (se esterno). Il software presenze WinWebSystem è in grado di interfacciarsi con qualsiasi software paghe.
• Gestione workflow: il modulo gestisce tutta la procedura relativa alla richiesta e approvazione dei giustifcativi tra l'ufficio personale e i dipendenti/quadri. L'applicativo consente ai dipendenti di:

1. Accedere al proprio cartellino mensile (timbrature e giustificativi).
2. Inserire le richieste di ferie, permessi, straordinari da autorizzare ecc., che vengono automaticamente inviate ai responsabili (anche con e-mail di avviso) per essere autorizzate. I giustificativi (ad es. ferie, permessi), una volta approvati, sono automaticamente inseriti nel cartellino del dipendente. Una mail di conferma approvazione/bocciatura viene spedita al dipendente. Il modulo semplifica tutta la procedura dell'ufficio personale e trasferisce maggiore autonomia ai dipendenti e ai capostruttura.

• Terminale virtuale (Pc fisso e smartphone): con questo modulo è possibile gestire la timbratura per tutte quelle sedi remote in cui si trovano dislocate pochi dipendenti, oppure per i dipendenti fuori sede che possono timbrare con lo smartphone. Il dipendente, dopo essersi loggato, deve solo premere una tasto. Il sistema genera automaticamente la timbratura di presenza. La data/ora rilevata è quella del server (non accessibile). Il sistema verifica che il mac-address del pc da cui è stata eseguita l'operazione sia contenuta in un elenco abilitato, per evitare che la timbratura sia effettuata ad esempio da casa. Per i dipendenti fuori sede, che timbrano da smartphone (Android / Iphone), il sistema rileva le coordinate GPS con link su Google Maps per controllo posizione GPS.
• Gestione note spese: il modulo gestisce tutta la procedura relativa alla richiesta e approvazione delle note spese per le trasferte tra il manager, i dipendenti/quadri e l'ufficio ammnistrativo per la liquidazione. L'applicativo consente ai dipendenti di:

1.  Accedere con il proprio account al caricamento delle spese sostenute per le trasferte (periodo, destinazione, descrizione importo). Una volta caricate vengono passate al manager per l'approvzione, con email di avviso.
2. Una volta autorizzate dal manager vengono automaticamente inviate ai responsabili amministrativi che possono stampare i resoconti mensili per ogni dipendente, liquidare le spese, oppure in automatico questi dati possono essere trasferiti, insieme alle ore di presenza/assenza al software di elaborazione paghe (come voce di rimborso).

• Gestione Attività: integrato nel software delle presenze WinWebSystem. Il modulo consente al dipendente di registrare, oltre alle presenze, i codici di attività lavorativa ( attività, lavorazioni, commesse, codici clienti, codici cantieri, ecc...). L'inserimento dei dati delle attività può avvenire sia tramite rilevatori di presenza con tastiera ( es.Oc500), oppure da Pc o smartphone (per gli operatori fuori sede). E' possibile associare ad ogni dipendente un attività "default", che gli viene attribuito automaticamente anche senza essere inserito da causale Oc500 o smartphone.